Le temps, c’est de l’argent. Cela signifie donc qu’il faudra en disposer et savoir l’exploiter minutieusement si vous voulez rentabiliser tous vos projets. La bonne nouvelle, c’est qu’il existe désormais, des logiciels dédiés, créés dans le but de soulager vos efforts au sein de votre entreprise. Quels sont les avantages de l’utilisation d’un tel mécanisme digital ? On vous présente 5 raisons d’employer un outil de gestion du temps.
Sommaire
Un meilleur suivi des activités de vos employés
Les entreprises sont généralement constituées d’un ensemble de personnes ayants des rôles spécifiques à exécuter. Cependant, il est fréquent qu’une petite minorité du personnel récidive en ne respectant pas leur planning. Ce qui empiète non seulement sur leurs résultats mais aussi et surtout sur l’atteinte des objectifs de la structure. Face à cet état de chose, il est impératif que vous trouviez la bonne solution pour remettre les pendules à l’heure. Un logiciel de temps vous aidera dans ce cas à mieux organiser vos activités à travers : une planification fluide, un bon suivi des missions et une meilleure gestion administrative.
Un planning fluide
En utilisant cet outil technologique révolutionnaire, vous bénéficierez d’une répartition efficace des tâches en fonction du temps dont vous disposez pour leurs exécutions. Cela aura pour effet d’équilibrer la quantité de boulot chez tout le monde. Il est également favorable à la fluidité du planning et celle des enployés. Ainsi, vous atteindrez plus vite vos objectifs et votre service des ressources humaines pourra se recentrer sur d’autres activités plus importantes.
Un bon suivi des missions
Comment se passe le suivi des missions affectées à vos employés à travers l’outil de gestion de temps ? En effet, dès la prise de sa fonction journalière, l’employé signale via l’application qu’il a commencé une tâche. Vous verrez l’activité qu’il a entamée et vous garderez un œil sur son rythme de travail. Aussi, vous avez la possibilité de quantifier les actions de chacun des membres de votre personnel. Car, le logiciel suit de près et enregistre, le nombre d’affaires ou de dossiers traités par chaque employé. Ainsi vous pourrez valoriser les réalisations de vos collaborateurs afin de leur accorder des primes d’excellence. Vous pourrez également leur donner une promotion ou une récompense logique à leur travail acharné.
Le contrôle des présences
L’une des missions auxquelles les ressources humaines sont attelées est de s’assurer du respect des horaires règlementaires de travail fixés par l’entreprise. Ainsi, recourir à un logiciel de gestion de temps allégera la tâche à ce département dans l’exercice de ses fonctions. Cet outil se chargera en fait, de prendre en compte les critères de suivi du personnel qui sont les horaires, les heures de repos, etc. pour générer de façon automatique les statistiques liées à chaque employé. Ce qui permettra à l’entreprise de régler plusieurs autres problèmes.
Retards des employés
Il est évident qu’un retard ou une absence aussi anodine qu’elle soit en apparence a des répercussions sur la gestion globale des tâches de l’entreprise. Par exemple, un employé chargé de rendre un travail important ne se pointe pas alors que celui-ci lui a été confié. C’est là qu’intervient votre logiciel de gestion du temps. En effet, cet outil vous permet dans un premier temps d’anticiper sur des situations similaire, en envoyant des rappels de programmes à l’employé. Dans un second, il vous permet de vite remarquer le retard (à travers un rapport automatique qu’il fournit à longueur de journée) afin de trouver d’immédiates alternatives.
De ce fait, il remplace valablement le service des ressources humaines chargé de faire un contrôle manuel de ponctualité des employés.
Réduction de l’absentéisme
Votre logiciel a la capacité de vous signaler les présences et les absences aux postes. Vous disposerez d’une petite marge pour réagir et trouver des solutions pour compenser cette absence. Au besoin, vous pourrez procéder à une réattribution des heures perdues par les employés sur ceux des jours à venir. Vu sous un autre angle, cette technologie réduira de façon considérable, le taux d’absentéisme des employés, puisque son exactitude agira sur leur assiduité, leur ponctualité et leur sérieux.
Contrôle du personnel à distance
Parmi les innombrables fonctionnalités d’un logiciel de gestion de temps figure en bonne place, l’option de géolocalisation. Il s’agit d’un paramètre qui permet au responsable d’entreprise de connaitre en temps réel, la position géographique de tous ces employés. Cela lui permet, même en étant absent, de s’assurer de la présence effective des employés au service, aux réunions de l’entreprise, etc. À cet effet, il lui suffira de questionner le logiciel à travers une requête pour obtenir gain de cause. Avec cet outil, les employés n’ont plus la possibilité de tromper la vigilance des employeurs ni de les affabuler.
Un outil pratique, moderne et accessible
Grâce à cet outil, les collaborateurs pourront demander sans notes écrites, des congés. Il sera laissé à votre bon vouloir d’accepter ou de les refuser en fonction de leur présence régulière et de leur ponctualité. Plus besoin de requêtes sur papier et des moyens traditionnels. Le logiciel remplace le calendrier et les plannings auxquels vous êtes habitués. Ce qui vous plaira encore plus dans cette application, c’est sa facilité d’utilisation. Celle-ci est conçue de façon très intelligente. Très intuitif, cet outil se chargera de réaliser de manière automatique, toutes vos tâches. Il est surtout bénéfique lorsque vous disposez de beaucoup d’activité et de peu de temps pour les mener à terme. En outre, un logiciel de gestion du temps est facile d’accès. Vous devez juste choisir celui qui convient le plus à vos besoins. Certains mécanismes destinés à optimiser vos délais ne remplissent pas forcément toutes les caractéristiques que vous recherchez. C’est la raison pour laquelle vous devez faire attention.
Une gestion optimale de la rémunération
Un logiciel de gestion du temps vous aide à suivre de manière optimale le salaire des employés. Sur la base de plusieurs facteurs, vous pouvez facilement calculer la paye du personnel. En effet, votre outil vous permettra de recueillir les informations relatives aux points suivants :
- absences non justifiées (avec une précision exacte des dates de ces absences) ;
- arrêts maladie et congés (payants ou non) ;
- heures normales effectuées selon le planning ;
- heures supplémentaires effectués ;
- temps de repos, etc.
Au regard de ces différents points, les ressources humaines pourront calculer sans ambages le montant exact de la rémunération. Alors, pour plus de clarté, n’hésitez pas à utiliser votre logiciel de gestion du temps. Ce dernier vous fournira une vraie indication sur la valeur de la réalisation mensuelle de vos employés.
Après avoir déterminé le montant des salaires à payer, vous pouvez insérer le nom et le prénom de l’employé concerné dans le logiciel. Ensuite, en un seul clic, vous pourrez lui envoyer sa fiche de paie. Ici, l’outil de gestion vous aide à gagner du temps. Chacun de vos employés recevra ses données en version électronique. Cette fonctionnalité de l’application est importante, car elle permet à l’entreprise d’économiser les frais habituellement réservés pour imprimer et tirer les bulletins de paie.
Accroissement de la productivité
Le logiciel de gestion du temps contribue à l’accroissement de la productivité des employés. Grâce à celui-ci, vous pourrez contrôler le délai de travail de vos collaborateurs et par ricochet, la réalisation des activités. Le fait de laisser la répartition du temps et des tâches au logiciel permettra une automatisation du boulot. Cela vous évitera aussi des pertes d’énergie. En revanche, vous gagnerez beaucoup d’argent.
De plus, le logiciel favorise le suivi de plusieurs indicateurs tels que le taux de changement du personnel de votre entreprise. Que ce soit des départs ou des arrivées, lorsque cet indicateur est très élevé, il est le signe que l’entreprise est vraiment en difficulté. La bonne nouvelle, c’est que votre logiciel permet aussi de réguler le turn-over en vous signalant très tôt les variations au sein de votre société. Ce qui allège considérablement la tâche au service des ressources humaines, permettant ainsi à l’entreprise de gagner en productivité et d’atteindre plus vite ses objectifs.
Une amélioration de la rentabilité
Le logiciel de gestion du temps permet de satisfaire la clientèle. Grâce au planning bien élaboré fourni par ce dernier, les employés réalisent plus vite leurs tâches. Les clients sont donc les plus avantagés. Ils sont comblés dans les moindres délais. Votre outil participe ainsi directement à la fidélisation de vos consommateurs. En effet, un client bien traité sera favorable à votre entreprise. Il pourra faire la publicité de votre structure auprès de ses proches et cette dernière gagnera en popularité. L’une des conséquences directes de l’accroissement de la productivité est donc le bénéfice ou le chiffre d’affaires généré par la société. Vous améliorerez ainsi la rentabilité de votre entreprise en un rien de temps.
Somme toute, la satisfaction des clients reste la priorité de toute structure. Il est par conséquent un investissement très important pour une entreprise qui se veut compétitive. Un logiciel de gestion du temps est très important pour votre établissement surtout lorsque vous manquez d’organisation et de temps. Il favorise l’atteinte des objectifs de votre société. Alors, n’hésitez pas un instant à vous procurer cet outil technologique.
